دليل المنح

وحدة البرامج في بيتنا سوريا


بيتنا سوريا هو المؤسسة الرائدة في مجال دعم حركة المجتمع المدني السوري وتعزيز المستقبل الديمقراطي الجامع لكل السوريين، وبالتالي وضع حجر الأساس للاستقرار طويل الأمد على امتداد البلد. بالرغم من تأسيسه عام 2013 بواسطة الدعم السخي المقدّم من قبل الدانمارك، تتم إدارة بيتنا سوريا بشكل مستقل من قبل مجموعة من الخبراء السوريين وهي تركز على المواطنة الفاعلة والمشاركة الابداعية. يقع المقر الرئيسي لهذه المؤسسة في مدينة غازي عنتاب، جنوب تركيا، ويترأسها حاليا مدير تنفيذي تدعمه وحدة برامج (مدير البرامج، مسؤول الفعاليات والتواصل، مسؤول بناء القدرات، مسؤول المنح) بالإضافة إلى مجموعة من المنسقين الميدانيين داخل سوريا.

مقدمة عن بيتنا سوريا

ملتقى: يعد بيتنا سوريا منصةً للمجتمع المدني السوري داخل وخارج البلاد، حيث يقدّم فضاءً مفتوحا ليلتقي السوريون ببعضهم ويختلطوا ويحضروا المحاضرات ويشاركوا. وجدت هذه المؤسسة ليجتمع الأفراد ويشكلوا شبكات بين مؤسسات المجتمع المدني ومع الداعمين. من خلال الفعاليات الثقافية، يعزز بيتنا سوريا الأمل ويخلق بيئة خصبة للفنانين من الشباب ليكبروا وينجحوا ويعملوا يداً بيد متجاوزين الخطوط الطائفية والعرقية.

معرفة: يشجع بيتنا سوريا المشاركة المدنية للأفراد والجمعيات ويقدّم الأدوات والمعرفة للمبادرات والمنظمات. كما تعمل هذه المؤسسة على بناء قدرات المجتمع المدني لمساهمة اجتماعية ناجحة. تتضمن برامج تطوير المهارات القضايا التنظيمية والإدارية. علاوةً على ذلك، يقدم بيتنا سوريا التدريب في مجال تحليل السياسات العامة والمناصرة وذلك لجمع منهجيات المجتمع المدني على امتداد رقعة واسعة من مجالات السياسة.

المنح: يقوم بيتنا سوريا بالتمكين من خلال التمويل، فهو لا يعمل على الربط بين الأفراد ودعم القدرات فيما يتعلق بالمعرفة والمهارات فحسب، بل ويموّل المشاريع وبالتالي يساعد بترجمة النظرية إلى ممارسة على أرض الواقع. يتم تقديم المنح للمبادرات الجديدة والمقبلة بالتعاون الوثيق مع شبكة من المنسقين الميدانيين داخل سوريا. بإمكان المتقدمين التقدم بطلب منحة في أي وقت كان. يصدر بيتنا سوريا دعوات لتقديم مقترحات المشاريع بغرض توفير الإرشادات اللازمة. تتم مراجعة الطلبات باتباع إجراءات شفافة.

تعزيز المجتمع المدني السوري:

من خلال المهام الرئيسية الثلاثة المذكورة سابقاً يعتمد بيتنا سوريا تعريفا واسعاً للمجتمع المدني: هو مجتمع من المواطنين الذين تجمعهم الاهتمامات المشتركة والعمل الفعال والجماعي لتحقيق أهدافهم استناداً إلى احترام الحقوق الأساسية ومبدأ المساواة. ويشكل المجتمع المدني حجر الأساس لأي مستقبل ديمقراطي تعددي لسوريا. من خلال تقديمه للدعم، لا يشجع بيتنا سوريا المجتمع المدني بحد ذاته فحسب، بل ويؤسس للبيئة التي يمكن أن ينبثق منها قادة المستقبل. تتراوح الجهات الفاعلة للمجتمع المدني من مجموعة قليلة من الأفراد الذين يدعمون مبادرة معينة محليا إلى مؤسسة غير حكومية منظمة ينضوي تحتها الآلاف وتقدّر مشاريعها بملايين الدولارات. بالمقابل تتسع دائرة اهتمامات المجتمع المدني: من الحريات الأساسية في التجمع وتشكيل الجمعيات والتعبير...إلخ، مروراً بالفنون والثقافة والإعام إلى مجالات السياسة العامة الفردية مثل التعليم والصحة والإدارة المحلية والمواصلات والبيئة وغير ذلك. كما تتنوع أساليب عمل المجتمع المدني فغالبا ما تتطور من البدايات الخيرية إلى منهج تنموي أكثر تعقيداً يتطور بدوره إلى نشاطات قائمة على الحقوق والمناصرة وحوار السياسات العامة.

في سوريا، ظهر المجتمع المدني بشكل حقيقي عندما بدأت الثورة عام 2011 . في البداية اتبع هذا المجتمع بشكل رئيسي النهج الخيري للاستجابة للأزمة الإنسانية الناجمة عن العنف الشديد المستخدم من قبل النظام السوري. لاحقا، ازداد دور المجتمع المدني مع الفراغ الناتج عن انسحاب القوى الحكومية من مناطق معينة في الباد، مما حذا بالجهات الفاعلة للمجتمع المدني في العديد من المناطق إلى ملئ هذا الفراغ وأيضا لعب أدوار إدارية.

 مقدمة عن سياسة تقديم المنح:

يهدف برنامج تقديم المنح في بيتنا سوريا إلى تقديم الفائدة لشريحة واسعة من المستفيدين من خلال الدعم الموسّع لمشاريع منظمات المجتمع المدني إضافةً للمبادرات الأقل رسمية العاملة داخل سوريا. لا يشترط وجود نشاطات معينة برغم تركيزنا على المناهج التنموية وتلك القائمة على الحقوق وليس على النشاطات الخيرية. إلى جانب التمويل، يقدّم بيتنا سوريا خلال مدة المنحة دعماّ تقنيا لمنظمات المجتمع المدني وذلك من خلال بناء وتعزيز القدرات. تم تطوير سياسة تقديم المنح وتصميمها بما يتناسب والوضع السوري فيما يتعلق بالمرونة والدفع وتسليم التقارير ومراقبة سير العمل. هذه الوثيقة منشورة باللغة العربية لتيسير حصول المجتمع المدني السوري على التمويل بأكبر قدر ممكن.

من يمكنه التقدم؟

يمكن لبيتنا سوريا تلقي الطلبات من منظمات المجتمع المدني القائمة رسمياً والمسجلة ومن المبادرات الأقل رسمية العاملة داخل سوريا. في حالات استثنائية، يمكن تقديم المنح لنشاطات خارج سوريا. نظراً للوضع السوري، لا يعد التسجيل شرطاً مسبقاً. يجب أن تلتزم كل المنظمات والمبادرات بالقيم الأساسية لبيتنا سوريا ومن ضمنها الشرعة العالمية لحقوق الإنسان وممارسة الحريات المدنية الرئيسية (حرية التعبير والتجمع وتشكيل الجمعيات والحصول على المعلومات) واحتواء كل مكونات الشعب السوري بغض النظر عن الجنس واللغة والمعتقد والعمر وغيرها. على المنظمات والمبادرات المتقدمة ألا تكون تابعة لأي فصيل سياسي بعينه أو أي جماعة مسلحة. كما يجب أن تعمل على أساس غير ربحي وأن يكون لديها آلية اتخاذ قرارات فاعلة وواضحة تحقق معايير الشفافية والمساءلة. إلى جانب ذلك، على المتقدمين الالتزام بالمعايير الدولية لمكافحة الإرهاب وتبييض الأموال.

ما نوع المشاريع التي ندعمها؟

لا يشترط وجود أساليب عمل معينة رغم أن بيتنا سوريا يركز بشكل واضح على المناهج التنموية وتلك القائمة على الحقوق وعلى المبادرات التي تدعم الحوار حول السياسات، وبالتالي يذهب هدفنا إلى أبعد من النشاطات الخيرية المحدودة بالدعم الإغاثي والإنساني. يجب أن تركز المشاريع على المجتمع المدني داخل سوريا وتؤخذ بعين الاعتبار في حالات استثنائية فقط إن كان عملها خارج سوريا. يمكن أن تستهدف المشاريع المستوى الوطني كما والمحلي بناءً على النهج الذي تتبناه المنظمة أو المبادرة. يجب أن تراعي المشاريع مبادئ التخطيط الاستراتيجي التي تبين بوضوح أن المتقدمين يميزون بين الأهداف الأوسع والأهداف الخاصة والنشاطات المرتبطة بذلك. يجب أن تكون المشاريع فعالة من حيث التكلفة. على المشاريع أن تعنى وتعالج عند الإمكان القضايا الشاملة لتضمين (الجنس واللغة والمعتقد والعمر. إلخ) والاستدامة، بشكل خاص فيما يتعلق بالبيئة. كما يجب أن تعالج المشاريع المخاطر المحتملة مثل الأمن العام والوضع العسكري للمنطقة الجغرافية ونوع السلطة الفعلية المسيطرة على المنطقة التي يطلب الدعم لها إضافةً إلى المخاطر الخاصة بالمشروع وكيفية تخفيفها.

يجب أن تفسح المشاريع حيزاً لمزيد من التوعية مما يزيد من ملحوظية المجتمع المدني. يجب أن تتضمن المشاريع إجراءات متابعة وتقييم مما يتيح للمتقدمين ولبيتنا سوريا تقييم مدى فعاليتها وكفاءتها وأثرها المحتمل. لا يوجد قيود على موضوع المشروع رغم أن مشاريع توزيع الغذاء أو تأمين الخدمات الطبية مثاً هي من المشاريع المستثناة عموما بسبب طبيعتها الإنسانية والإغاثية. بدلاً من ذلك، يرحب بيتنا سوريا بالمشاريع ذات البعد المجتمعي المدني الواضح، و هي تتضمن المشاريع المتعلقة بقيم الحقوق العالمية للإنسان وبالحريات الرئيسية ومجالات السياسة العامة التي تطبق فيها هذه القيم و الحريات. استناداً إلى المرحلة الأولى من عملياته، يشارك بيتنا سوريا بتطوير المشاريع في مجموعة مواضيع رئيسية تتضمن على سبيل المثال لا الحصر:

  • الحقوق والحوكمة.
  • تطوير النوع الاجتماعي - المساوة بين الجنسين.
  • المناصرة.
  • التعليم المهني.
  • الدمج المجتمعي.

يتمتع المتقدمون بحرية اقتراح المشاريع المتعلقة بمواضيع أخرى ونشجعهم على مناقشتها مع المنسقين الميدانيين لبيتنا سوريا في الداخل والمنخرطين بعملية رصد مستمرة لمبادرات المجتمع المدني الجديدة والمستقبلية وبرفع التقارير إلى المكتب الرئيسي لبيتنا سوريا.

كيفية التقدم بطلب منحة؟

 يمكن لمنظمات ومبادرات المجتمع المدني أن تتقدم بطلب منحة بناءً على مبادرتهم الخاصة وذلك بتقديم مذكرة تصور عن كل فكرة مشروع. يمكن أن يستمر هذا خلال العام لأن بيتنا سوريا مهتم بإعطاء صوت للمبادرات من داخل سوريا. كما يعلن بيتنا سوريا عن دعوات لتقديم مقترحات المشاريع ضمن فترات زمنية تتناسب مع خطة عمله. الغرض من هذه الدعوات تقديم العون خصوصا لمبادرات المجتمع المدني التي تطمح إلى أبعد من العمل الإنساني وتحتاج إرشادات للقيام بذلك. في كلتا الآليتين، إجراءات المراجعة والاختيار هي نفسها.

يمكن للمتقدمين التواصل مع منسقينا الميدانيين داخل سوريا ومع وحدة البرامج في المكتب الرئيسي لبيتنا سوريا في مدينة غازي عنتاب، حيث يفضل مراسلة مسؤول المنح على العنوان التالي (grants@baytnasyria.org). نقطة التواصل هي بغرض بدء النقاش حول فكرة المشروع، وهي عملية تشاركية يهدف بيتنا سوريا من خلالها إلى مساعدة المتقدمين على تحضير مذكرة تصور المشروع (الملحق 1).

سيقوم بيتنا سوريا بدراسة وتقييم الوثائق بحرص شديد باتباع عملية مراجعة شفافة مذكورة أدناه. خلال هذه العملية، قد يتواصل المنسقين الميدانيين أو أي فرد آخر من كادر بيتنا سوريا مع المتقدمين وذلك لمناقشة تصميم المشروع وتكاليفه أو أي قضية أخرى. بناءً على النسخة النهائية لمذكرة تصور المشروع المقدمة، يوافق بيتنا سوريا أو يرفض طلب الدعم وذلك خلال أربع الى ست اسابيع. تتم دعوة المتقدمين الذين تقبل مذكراتهم لتقديم المقترح الكامل للمشروع.

ما هي معايير الاختيار؟

يدرك بيتنا سوريا حقيقة أن كل مشروع له مواصفاته الخاصة، لذا يؤخذ ذلك بعين الاعتبار عند مراجعة المذكرات ومقترحات المشاريع. برغم ذلك تطبق هذه المؤسسة بعض المعايير الرئيسية كتقييم مدى ملائمة أهداف المشروع للمجتمع ومدى تلبيتها لاحتياجاته. على أنشطة المشروع أن تكون فعالة أي قادرة على تحقيق الأهداف المعلنة وأن تستخدم الموارد بكفاءة. كما يجب أن يكون للمشاريع أثراً محتماً بإحداث تغيير على نطاق أوسع وأن تكون مستدامة بأفضل صورة ممكنة بحيث تستمر ما بعد فترة التمويل. قد يساهم بتمويل المشاريع داعمون آخرون إن كان ذلك يزيد من استمراريتها. بنفس الوقت، يجب أن يذكر في المقترحات وبوضوح الإسهامات الفعلية أو المحتملة لأي طرف ثالث. كما يجب أن تنسجم المشاريع مع الشرعة العالمية لحقوق الإنسان والحريات المدنية الرئيسية. من الناحية العملية، يتم تقييم المشاريع على ضوء وصولها للمنسقين الميدانيين في بيتنا سوريا لتقديم الإرشادات والمراقبة. كما يعي بيتنا سوريا أن لكل منظمة قدراتها وتحدياتها الخاصة. عموما، يعتمد الاختيار على فكرة المشروع المقدم. بناء عليه بيتنا سوريا مستعد لدعم المبادرات الجديدة والمستقبلية في نموها التنظيمي. وإلا فعلى المنظمات الموجودة أن تملك القدرات المناسبة لتنفيذ المشروع. يتضمن ذلك على سبيل المثال الموارد البشرية والمالية إن أمكن وخبرة سابقة في إدارة المشاريع وهيكل إداري داخلي جيد ونظام محاسبة مناسب. إلخ. على المنظمات أن تكون قادرة على تقييم احتياجاتها المتعلقة بأي مشروع تود تقديمه، كما تؤخذ بعين الاعتبار بعض الخبرات الخاصة إن كانت ضرورية للمشروع المقدم. فيما يخص أفكار المشروع والجاهزية التنظيمية، يتّبع بيتنا سوريا إجراءات التقصي الازم للتحقق من المتطلبات.

من يراجع المشاريع؟

تتم مراجعة المذكرة والمقترح الكامل من قبل كادر البرامج في بيتنا سوريا بطريقة تشاركية يساهم فيها، تحت رعاية مدير البرامج، كل من مسؤول المنح ومسؤول بناء القدرات والمنسقين الميدانيين. كما ويستشير بيتنا سوريا طرفا ثالثا يؤخذ رأيه بعين الاعتبار حين الضرورة. يتم ذلك بالتواصل مع أفراد معروفين ومحترمين من المجتمع المحلي، آخذين بالحسبان حساسية الأوضاع الأمنية وغيرها. يدعم بيتنا سوريا عند تقييم مقترحات المشاريع مجلس إدارة مستقل يضم مجموعة من السوريين المحترمين. يتم الكشف عن أي تضارب مصالح محتمل من قبل الشخص/الأشخاص المعنيين ويحل بتعليق المراجعة وحق التصويت لهذا الشخص/الأشخاص فيما يتعلق بأي مشروع معني بذلك التضارب. بازدياد عبء العمل، قد يشكل مجلس الإدارة لجنةً للمراجعة وتقييم المشاريع. يتم توثيق كامل عملية المراجعة في قاعدة بيانات خاصة بالمشاريع بغرض المراجعة الداخلية والتدقيق وكمرجع مستقبلي وذلك لتحقيق الشفافية والمحاسبة.

ما هي مراحل عملية تقديم المنح؟

خطوة 1

يسلّم المتقدمون مذكرة تصور المشروع إلى بيتنا سوريا بمبادرة خاصة منهم أو استجابةً إلى دعوة بيتنا سوريا لتقديم مذكرات تصور المشاريع.

المذكرات المقدمة للمنسقين الميدانيين يتم إرسالها إلى المكتب الرئيسي لبيتنا سوريا.

خطوة 2

تحت إشراف مدير البرامج، يقوم مسؤول المنح بدراسة المذكرة ويعطيها رقما تسلسلياً للمراجعة ويتواصل مع المتقدم لمزيد من الأسئلة والتوضيحات. كما يقدم مسؤول المنح المساعدة للمستفيد المحتمل مع المنسق الميداني المعني وفقا لسياسة تقديم المنح.

خطوة 3

يتأكد مسؤول المنح من صحة المعلومات المعروضة في المذكرة وذلك بالتعاون مع المنسق الميداني المعني. يحضّر المنسق الميداني تقريراً ميدانيا مفصاً عن رأيه/ها بالمشروع وبالمستفيد المحتمل من المنحة وذلك خلال أسبوع، إلا بإذن صريح بتمديد المدة من قبل مدير البرامج.

خطوة 4

يعد مسؤول المنح تقرير تقييم ويقدمه إلى مدير البرامج. يعكس هذا التقرير التقييم الخاص لمسؤول المنح والتقرير الميداني للمنسق الميداني ورأي مسؤول بناء القدرات. يتضمن هذا التقرير تقييما لفكرة المشروع وقابلية تنفيذه استناداً إلى الهيئة المنفذة وموقع ومدة المشروع والانسجام بين الأهداف والغايات والأنشطة والميزانية المقترحة.

خطوة 5

يراجع مدير البرامج تقرير التقييم ويصدر مذكرة تزكية أولية كخطوة لتحضير اجتماع لجنة المراجعة الأولية المؤلفة من المدير التنفيذي (صاحب الصوت المرجح) ومدير البرامج ومسؤول المنح ومسؤول بناء القدرات وغيرهم من كادر بيتنا سوريا (المنسق الميداني المعني في حال تواجد/ت في مكتب بيتنا سوريا الرئيسي).

خطوة 6

تعقد لجنة المراجعة الأولية اجتماعات دورية (أول وثالث أثنين من كل شهر) حيث تراجع مذكرات التزكية الأولية وكل التفاصيل المتعلقة بالمشاريع وتتخذ القرار بانتقال المشروع أو عدمه من مرحلة المذكرة إلى تقديم المقترح الكامل. يمكن أن تطلب اللجنة من المستفيد المحتمل من المنحة مزيداً من التفاصيل. في حال جاء القرار برفض المشروع تنتهي العملية هنا. يمكن تزكية المشروع إلى داعم آخر إن كان جديراً بذلك. في حال جاء القرار بالمتابعة تقدم لجنة المراجعة الأولية الاقتراحات إلى مسؤول المنح ومسؤول بناء القدرات لتطوير واستكمال ما يلي:

  • استمارة مقترح المشروع النهائية (ملحق 2).
  • ميزانية تفصيلية للأنشطة (ملحق 3).
  • الجدول الزمني للمشروع (ملحق 4).
  • خطة المراقبة والتقييم (ملحق 5).

يتأكد مسؤول المنح من الدعم المستمر للمشروع من قبل المنسق الميداني المعني. يجب الكشف عن أي تضارب مصالح محتمل من قبل الشخص/الأشخاص المعنيين ويحل بتعليق المراجعة وحق التصويت لهذا الشخص/الأشخاص فيما يتعلق بأي مشروع معني بذلك التضارب.

خطوة 7

بعد تحضير كل الوثائق الضرورية وتقديمها إلى بيتنا سوريا، يراجع مسؤول المنح دقتها. تحت مراقبة وتوجيه مدير البرامج، يقوم كل من مسؤول المنح ومسؤول بناء القدرات بإعداد ورقة التقييم الخاصة به، وورقة تزكية ويتم رفعهم لمدير البرامج الذي يقوم بتحضير ورقة تزكية نهائية باللغة العربية تلخص أهم مزايا المشروع ومعايير اختياره. تصنف أوراق التزكية كمشاريع (أ) لتصديقها، (ب) لرفضها، (ج) لإعادة النظر فيها. يرفع مدير البرامج أوراق التزكية النهائية بعد مراجعة المدير التنفيذي إلى لجنة المراجعة النهائية والتي تتألف من أعضاء مجلس إدارة بيتنا سوريا وتحفظ أوراق التقييم الخاصة بمسؤول المنح ومسؤول بناء القدرات بملف كل مشروع. تدرس اللجنة أوراق التزكية النهائية ويمكن لها أن (أ) توافق على المشروع وتقدم المنحة، (ب) ترفض المشروع، أو (ج) تعيد النظر بالمشروع مع المتقدم دون أن تكون مُلزمة بقراراتها بالتوصيات. توضع كل المشاريع الواقعة تحت قرار واحد في جدول المنح (باللغة العربية) وذلك لتوقيعها من قبل ممثل عن مجلس الإدارة والمدير التنفيذي لبيتنا سوريا. قرار الرفض يعني نهاية العملية وأرشفة المقترح أو تقديم العون للمنظمة لتحصل على التمويل في مكان آخر. قرار تقديم المنحة للمشروع يعني تنفيذ الاتفاقيات وتحضير الأوراق التالية:

  • عقد المنحة.
  • أي وثائق أخرى تطلبها اللجنة.

قرار إعادة النظر بالمشروع يعني إعادة إرسال التوصية إلى مسؤول المنح ليقيّم مجدداً إن كانت الشروط محققة ليعود المشروع إلى الخطوة 6. تعقد لجنة المراجعة النهائية اجتماعات منتظمة دورية. يمكن لبيتنا سوريا عقد مراجعات استثنائية. يجب الكشف عن أي تضارب مصالح محتمل من قبل الشخص/الأشخاص المعنيين ويحل بتعليق المراجعة وحق التصويت لهذا الشخص/الأشخاص فيما يتعلق بأي مشروع معني بذلك التضارب.

أي اجراءات خاصة بالمشاريع الطارئة؟

يمكن دعوة المتقدمين بمشاريع تتعلق بحاجات طارئة وتصل ميزانيتها الإجمالية إلى ما لا يزيد عن 5000 يورو من قبل بيتنا سوريا ليعرضوا المقترح الكامل لمشروعهم ويتخذ القرار بخصوصه في جلسة مراجعة مبسطة خارجية يترأسها المدير التنفيذي.

ما هي متطلبات المراقبة ورفع التقارير؟

بناءً على الشروط العامة المقترحة من قبل المتقدم في المذكرة، يعمل بيتنا سوريا مع المستفيد المحتمل من المنحة على تطوير إطار عمل خاص بمراقبة المشاريع الموافق عليها واستناداً إلى مدة المشروع يفصّل متطلبات رفع التقارير المتضمنة لتقارير إنجاز مرحلية دورية للمشروع وتقارير مالية وتقرير نهائي للمشروع ينضوي على الدروس المستفادة وأدوات أخرى للمتابعة والتقييم يقدمها المستفيد المحتمل حسب طبيعة النشاط.

هل يتم الإعلان عن المشاريع المدعومة من قبل بيتنا سوريا؟

يدرك بيتنا سوريا المخاطر المحدقة بالمنظمات والأفراد العاملين داخل سوريا. كقاعدة عامة، لا تتضمن مراسات بيتنا سوريا الإشارة إلى المشاريع الفردية الا بغرض تسليط الضوء على دور المجتمع المدني في سوريا وللداعمين له وفقط في حال موافقة المتقدمين بالمشروع على ذلك.